Клієнт
Замовник* – текстильна компанія, що займається пошиттям весільних суконь для преміальної європейської торгової марки весільних суконь. Вся продукція постачається на ринок ЄС.
*За умовами договору з клієнтом, не можемо розголошувати дані компанії.
Проект
- BAS ERP
Автоматизовано процеси бюджетного планування, погодження заявок на оплату, фінансового контролю та аналізу. Впроваджено підсистеми Бюджетування та Казначейство. Надається супровід.
Передумови
До проекту впровадження нової інформаційної системи в компанії використовувався ПП «Управління невеликою фірмою». Та враховуючи розвиток компанії, збільшення обсягів виробництва, а також, високі вимоги закордонних замовників до якості продукції, керівництво розуміло, що потрібно вкладатись як в розвиток виробничих потужностей, так і в побудову прозорої та зручної автоматизованої системи управління, яка б забезпечувала ефективне управління підприємством.
Для реалізації стратегії компанії був потрібен продукт, який би в комплексі вирішував наступні завдання:
- Організація єдиної інформаційної системи
- Зменшення трудовитрат по обробці інформації
- Автоматизація оперативного обліку
- Оптимізація взаєморозрахунків та посилення контролю за витратами грошових коштів
- Автоматизація процесів бюджетування та фінансового аналізу
В результаті консультацій та передпроектних переговорів було прийнято рішення про перехід на ПП BAS ERP.
Проект впровадження нової системи було вирішено розпочати з блоків Бюджетування та Казначейства. Саме ці процеси потребували автоматизації в першу чергу, оскільки формування бюджетів велось в excel, не було системи чіткого планування витрат та поступлень грошових коштів, процес погодження заявок на витрати відбувався вручну.
За допомогою у впровадженні цих підсистем звернулись до компанії «BrigIT», оскільки вже довший час вели з «BrigIT» перемови, консультувались на стадії вибору ПП, були ознайомлені з досвідом «BrigIT» у впровадженні ERP-систем в цілому, та реалізації завдань фінансового обліку зокрема.
Фінансовим відділом та керівництвом компанії були поставлені наступні цілі впровадження нових підсистем:
- Створення бази даних для приймання ефективних управлінських рішень
- Підвищення ефективності витрат та капіталовкладень (в розрізі їх впливу на продуктивність праці, зниження собівартості продукції, збільшення обсягів продажів тощо)
- Підвищення керованості компанії та збільшення фінансового результату.
Виконані роботи
На передпроектному етапі було здійснено збір та аналіз вимог до нової інформаційної системи управління. За основу підібрано типове рішення BAS ERP – як таке, що найбільше покривало потреби замовника. Також було проведено планування робіт з розробкою детального календарного плану проекту, розраховано бюджет проекту.
В ході виконання проекту:
- Створено інтерфейси та набори прав користувачів
- Виконано початкові налаштування типового прикладного рішення для початку ведення обліку
- Надано допомогу із перенесенням початкових залишків з попередньої облікової системи
- Проведено групове навчання користувачів по роботі з системою, підготовані інструкції для роботи в системі з урахуванням посад та завдань.
В BAS ERP забезпечений оперативний контроль за витратами грошових коштів, обґрунтованістю платежів, станом кредиторської заборгованості контрагентів.
Ведеться планування платежів; щодня формується і узгоджується з керівництвом реєстр платежів.
Автоматично формується бюджет руху грошових коштів, здійснюється план-фактний аналіз витрат грошових коштів.
Програма введена в експлуатацію в січні 2021 року. Система установлена на 30 робочих місцях, на першому етапі впровадження з програмою активно працюють 10 ключових працівників компанії. В подальшому, в ході переведення інших ділянок обліку на BAS ERP всі працівники будуть користувачами єдиної системи.
Результати
В ході проекту було успішно впроваджено підсистеми Бюджетування та Казначейство. Відразу після впровадження клієнт говорить про перші результати: «На сьогодні бачимо, що значно скоротилась тривалість бюджетного планування; підвищилась прозорість фінансово-економічної діяльності підприємства та поліпшився контроль управління ресурсами компанії. Це дозволяє нам бачити де можна вивільнити додаткові ресурси і куди їх необхідно направити. І ми очікуємо, що в ближчому майбутньому це, в свою чергу, призведе до зростання капіталу компанії, скоротяться непередбачені втрати коштів, почне рости рентабельність і прибутковість нашого бізнесу».
Супровід впровадженої системи
На цьому етапі активні роботи в частині запущених підсистем завершені, компанією «BrigIT» надаються послуги в частині супроводу та підтримки в ході їх експлуатації.
